EDI (Electronic Data Interchange) er et kraftig verktøy for å hjelpe bedriften din med nettopp dette. I dette innlegget vil vi gi en innføring i hva EDI er, hvordan du kan komme i gang med EDI, samt noen eksempler på hvordan EDI kan effektivisere arbeidsprosessene dine.
Hva er EDI og hva er fordelene?
EDI er bindeleddet mellom din bedrifts interne systemer og systemene til dine handelspartnere. Når du sender og mottar dokumenter elektronisk gjennom EDI sikrer du at både du, dine kunder og dine leverandører kan jobbe mer effektivt. EDI kan benyttes i en rekke kunde- og leverandørrettede prosesser i virksomheten, herunder innkjøp og varemottak, ordrebehandling og logistikk, fakturamottak og fakturering.
Fordelene med EDI inkluderer bedret datakvalitet, økt effektivitet, forbedret sikkerhet, reduserte kostnader og mindre risiko for misforståelser. I tillegg gir EDI en langt større grad av kontroll på hva som faktisk kommuniseres med dine handelspartnere.
Hvordan komme i gang med EDI?
Når bedriften din først har besluttet å ta i bruk EDI er det viktig å få en god start.
Et godt utgangspunkt er å finne en EDI-leverandør som viser en god forståelse for din bransje og din bedrift, og gjerne i tillegg har gode referanser å vise til fra tilsvarende prosjekter. Det vil også være nyttig å se om leverandøren har erfaringer med det eller de systemene du har som skal kommunisere gjennom EDI.
EDI-leverandøren du velger vil så hjelpe deg med å sette opp EDI-kommunikasjonen med dine handelspartnere. Innenfor EDI kalles dette ofte “onboarding”. Gjennom onboarding vil leverandøren opprette kommunikasjonen mellom deg og dine handelspartnere, og sikre at alle parter kan sende og motta dokumenter i de formatene dere ønsker.
Når den elektroniske dokumentflyten er etablert vil du kunne høste fruktene av et investeringen og kommunisere effektivt med dine kunder og/eller leverandører.
Hvordan arbeidsflyten effektiviseres
EDI kan benyttes for å effektivisere flere av bedriftens kunde- og leverandørrettede prosesser. Slik effektivisering kan eksemplifiseres gjennom fire typiske arbeidsprosesser hvor EDI er godt egnet: Innkjøp, fakturamottak, ordrebehandling og logistikk, og fakturering.
Innkjøp
Ved å etablere EDI i innkjøp og varemottak vil dine ansatte kunne bestille varer direkte fra bedriftens innkjøpssystem.
Varekataloger som formidles av leverandørene gjennom EDI vil åpne for at dine ansatte finne leverandørenes produkter direkte i innkjøpssystemet.
Når en ordre er opprettet vil denne automatisk sendes til leverandørens interne systemer som en elektronisk melding, og en bekreftelse på bestillingen blir returnert direkte til ditt innkjøpssystem. Dine ansatte vil også kunne endre eller kansellere ordren direkte fra innkjøpssystemet ved behov.
Denne prosessen fjerner behovet for manuell oppfølging og overvåkning som ellers ville vært nødvendig. Både bestillingen og bekreftelsen, som ellers trolig ville havnet i mailen til en av dine ansatte, er nå direkte tilgjengelig fra innkjøpssystemet.
I mange bransjer er det også vanlig for leverandøren å sende en elektronisk beskjed gjennom EDI når varene er lastet på bil og klare for leveranse til kjøperen. Denne beskjeden (pakkseddel) gjør at du kan være bedre forberedt på varemottaket.Videre vil det kunne fungere som en tidlig advarsel dersom deler av den forventede leveransen mangler. Elektroniske pakksedler åpner også for store automasjonsmuligheter i varemottaket hos din bedrift.
Fakturamottak
En EDI-leverandør vil kunne hjelpe deg med å motta alle dine fakturaer elektronisk direkte i ditt regnskapssystem eller arbeidsflytsystem uten behov for manuell håndtering. Du bør imidlertid ta høyde for at ikke alle leverandører har mulighet til å sende faktura elektronisk fra første stund. Derfor tilbyr EDI leverandører også mulighet for skanning og tolkning av fakturaer som mottas som e-post eller brevpost, slik at alle fakturaer kommer inn til dine systemer på ett format. Dette er ikke bare arbeidsbesparende, men øker også kvaliteten og reduserer risiko for tolkningsfeil.
Enkelte EDI-leverandører tilbyr også automatiserte kontroller av de mottatte fakturaene for å rette opp i feil før de når deg. Slike løsninger kan også varsle leverandørene som sender fakturaer som ikke tilfredsstiller dine krav eller som mangler informasjon, slik at leverandørene kan korrigere og sende fakturaene på nytt med rett informasjon.
Ordrebehandling og logistikk
Innenfor ordrebehandling og logistikk etableres ofte EDI som følge av krav fra kunder. For din bedrift vil imidlertid også EDI også medføre en betydelig effektiviseringsgevinst for dine ansatte som jobber med ordrebehandling. Ved å motta bestillinger elektronisk vil informasjonen fra kundene registreres direkte i ditt ordrebehandlingssystem for videre behandling.
Her er det store automasjonsmuligheter, med eksempelvis validering mot lagerstatus og estimering av leveransetider. Dine ansatte vil ikke leneger måtte forholde seg til bestillinger mange i ulike formater for så å føre disse inn i deres systemer. Videre vil dere raskt og smidig kunne sende bekreftelser tilbake til kunden, med visshet om at disse når frem.
Ved pakking og leveranse av varer vil du kunne sende en elektronisk melding (pakkseddel) til kunden med informasjon om hva som blir levert og hvordan det er pakket. Dette medfører igjen færre misforståelser og sikrer at korrekt informasjon om leveransen og dennes innhold når kunden.
Fakturering
Ved fakturering er det viktigste at fakturaen når frem til kunden, og helst på den måten som kunden ønsker å motta fakturaen. De fleste kunder av en viss størrelse ønsker nå elektronisk faktura, og stadig flere setter også krav til dette fra sine leverandører. Det vil allikevel fremdeles eksistere mindre kunder som kun vil nås gjennom e-post eller papirfaktura. Å holde oversikt over hvordan dine kunder kan nås på en mest mulig effektiv måte er en omfattende oppgave, men samtidig en oppgave som EDI-leverandører kan løse effektivt for deg.
EDI-leverandører som tilbyr multikanal-løsninger vil kunne motta samtlige fakturaer likt fra deg, og videre sikre at mottaker nås uavhengig om denne ligger bak Peppol, samtrafikknettverk, direkte gjennom EDI, eller via e-post eller papirfaktura. Slik automasjon gjør at din bedrift kan fokusere på rett informasjon i fakturaen, mens EDI-leverandøren håndterer rett distribusjon. I tillegg til faktura kan EDI også benyttes til purringer, kreditnotaer og andre typer betalingsanmodninger.
EDI er en del av den globale digitaliseringen av forsyningskjeder
Til tross for at EDI har eksistert i flere tiår har det den senere tiden blitt stadig mer relevant med globaliseringen av forsyningskjeder. Videre har fokuset på automasjon og forbedringer av IT systemer og teknologi økt behovet for mer effektive måter å kommunisere med handelspartnere. Ved å benytte EDI til å effektivisere ditt selskaps kunde- og leverandørrettede prosesser deltar du i arbeidet med forbedrede og bedre sammenknyttede forsyningskjeder.
