Hva er EDI?

EDI er en forkortelse for Electronic Data Interchange og er en benevnelse for elektronisk utveksling av handelsdokumenter som varekataloger, innkjøpsordre, ordrebekreftelser, pakksedler og fakturaer.  

Utvekslingen av dokumentene skjer direkte mellom partenes IT-systemer hvor kommunikasjonen baserer seg på standardiserte formater og protokoller. EDI brukes i dag i de fleste bransjer, blant annet detaljhandel, helsevesen, logistikk, produksjon og finansielle tjenester, for å forbedre og automatisere forretningsprosessene til bedriftene. 

EDI er en viktig komponent i moderne handelskommunikasjon som bidrar til å forbedre effektiviteten, redusere kostnader og øke påliteligheten og nøyaktigheten i utvekslingen av forretningsdokumenter. 

Les mer om hvordan EDI fungerer

1960-tallet 

Opprinnelsen til EDI kan spores tilbake til begynnelsen av 1960-tallet da selskaper begynte å utforske måter å forbedre utvekslingen av handelsdokumenter. På den tiden var manuell håndtering og papirbaserte dokumenter den vanlige metoden for kommunikasjon mellom organisasjoner. Denne prosessen var tidkrevende, feilutsatt og ineffektiv. 

I løpet av 1960-tallet ble det introdusert telekommunikasjonsnettverk som teleks, som tillot tekstbasert meldingsutveksling over avstand. Dette banet vei for de tidlige formene for EDI, der teleks ble brukt til å sende forretningsdokumenter elektronisk mellom organisasjoner. Selv om denne løsningen var begrenset til enkel tekstbasert kommunikasjon, representerte det en tidlig inkarnasjon av EDI. 

1970-tallet 

På 1970-tallet ble standarder og protokoller for datautveksling mellom datamaskiner utviklet. Dette la grunnlaget for videre utvikling og adopsjon av EDI-teknologier. Standardiseringen av dataformater var avgjørende for å sikre at forretningsdokumentene kunne tolkes korrekt og være kompatible med forskjellige systemer. To av de mest kjente standardene som ble utviklet på denne tiden var ANSI X12 i USA og EDIFACT internasjonalt. 

1980-tallet 

På 1980-tallet begynte bruken av EDI å bli mer utbredt, spesielt innenfor bransjer som detaljhandel, logistikk og bilindustri. Flere organisasjoner begynte å ta i bruk EDI for å digitalisere utvekslingen av handelsdokumenter. Dette resulterte i betydelige effektiviseringsgevinster, reduserte kostnader og forbedret samarbeid med handelspartnere. 

1990-tallet  

På 1990-tallet hadde internett og elektronisk handel en stor innvirkning på utviklingen av EDI. Organisasjoner begynte å bruke internettbaserte løsninger for å implementere EDI og muliggjøre elektronisk utveksling av forretningsdokumenter på en mer skalerbar og global skala. Dette åpnet opp for en enda bredere adopsjon av EDI på tvers av bransjer og internasjonalt. 

2000-tallet og i dag 

I dag fortsetter EDI å utvikle seg i takt med fremveksten av nye teknologier, blant annet gjennom skybaserte løsninger som har forenklet implementasjonen av EDI og gjort det mer tilgjengelig. Videre etableres det kontinuerlig støtte for nye og forbedrede forretningsprosesser mellom handelspartnere.  

Gjennom årene har EDI blitt anerkjent som en effektiv metode for å automatisere og forbedre handelskommunikasjon. Standardisering av formater og protokoller, samt teknologiske fremskritt, har bidratt til bred adopsjon av EDI, som fortsetter å være en viktig komponent i moderne forretningspraksis. 

Effektivitet og automatisering:   

EDI digitaliserer og automatiserer utvekslingen av handelsdokumenter, noe som fører til betydelig tidsbesparelse og økt effektivitet. Manuelle prosesser, som inntasting av data eller håndtering av papirbaserte dokumenter, kan være tidkrevende og feilutsatt. Ved å bruke EDI kan dokumenter overføres elektronisk på en rask og sømløs måte, hvilket bidrar til å redusere behandlingstiden og øke produktiviteten. 

Nøyaktighet og pålitelighet:  

EDI bidrar til å forbedre nøyaktigheten og påliteligheten av informasjonsutvekslingen mellom handelspartnere ved å minimere sannsynligheten for menneskelige feil. Dataene som utveksles gjennom EDI, blir konvertert til standardiserte formater og utveksles direkte mellom kjøpers og selgers system. Dette reduserer risikoen for misforståelser, feilinntasting og andre feil som kan oppstå i manuelle eller papirbaserte prosesser. 

Kostnadsbesparelser:  

Implementering av EDI kan gi betydelige kostnadsbesparelser for bedrifter. Hvor store disse besparelsene er avhengig av hvilke prosesser som skal digitaliseres og hvor moden bedriften er for automatisering. En direkte kostnadsbesparelse som ofte er knyttet til fakturering er at behovet for papirutskrift, porto og manuell behandling av dokumenter elimineres. I en innkjøpsprosess vil EDI medføre bedre oversikt over bestillinger og lagerstatus, hvilket kan redusere kostnadene knyttet til lagerbeholdning. Videre vil manuelle prosesser knyttet til kommunikasjon, dokumentbehandling og feilhåndtering kunne minimeres eller elimineres, som igjen medfører betydelige besparelser.  

Bedre handelsflyt og partnersamarbeid:    

EDI muliggjør en sømløs integrasjon av forretningsprosesser mellom organisasjoner. Ved å integrere bedriftenes systemer med EDI forenkles samarbeidet mellom handelspartnere, uavhengig av hvilke IT-systemer eller plattformer de bruker. Dette forenkler kommunikasjonen, reduserer behovet for manuell inndata og forbedrer samarbeidet og forretningsforbindelsene mellom organisasjonene. Begge parter får raskere oppdateringer om status på bestillinger og kan hente effektiviseringsgevinster. For leverandører vil det i tillegg være viktig å kunne støtte kundenes krav om elektronisk kommunikasjon.  

Raskere transaksjoner:

EDI muliggjør raskere behandling og bearbeiding av forretningsdokumenter. Den elektroniske overføringen av data direkte mellom systemer gjør det mulig å redusere behandlingstiden til et minimum. Dette fører til økt effektivitet i hele forsyningskjeden og bidrar til å redusere forsinkelser i bestillingsprosesser, leveranser og fakturering. 

Les mer om fordeler med EDI

I hovedsak eksisterer det to typer EDI-oppsett: Direkte EDI og Value-Added Network (VAN): 

Direkte EDI 

Direkte EDI, eller «punkt-til-punkt-EDI», har blitt brukt av selskaper i lang tid. I denne modellen etableres en direkte linje mellom partene uten et mellomledd, og hver organisasjon må derav etablere separate linjer mot alle handelspartnere. Dette innebærer i mange tilfeller et hundre- eller tusentalls individuelle oppkoblinger. 

Ved direkte EDI benyttes en felles transportprotokoll og et felles meldingsformat mellom partene. Som avsender må du sikre at du sender i et format som mottaker kan lese og tolke. Dersom dine handelspartnere benytter forskjellige meldingsformater og har ulike preferanser for transportprotokoller kan dette medføre en kompleks utfordring. 

Value-Added Network (VAN) 

I en VAN-modell benytter bedriften en enkelt kobling mot en EDI-leverandør som sikrer videre kommunikasjon med handelspartnere. Dette forenkler kompleksiteten som ligger i å håndtere større mengder direktekoblinger, samtidig som EDI-leverandøren ofte tilbyr merverditjenester som øker kvaliteten på kommunikasjonen. 

EDI-leverandøren sikrer en robust infrastruktur og samtrafikk med andre EDI-leverandører og handelsnettverk. Dette er ofte vanskelig (eller umulig) å få til ved å implementere direkte EDI. Videre vil leverandøren ha ekspertise og teknologi for å effektivt konvertere mellom meldingsformater og kommunisere disse med handelspartnerne, slik at din bedrift kan fokusere på effektivisering av de interne prosessene. 

Kommunikasjonsprotokoller og dataformater for EDI:  

Det brukes forskjellige kommunikasjonsprotokoller for EDI som sikrer pålitelig og sikker utveksling av forretningsdokumenter mellom handelspartnere.  

En kommunikasjonsprotokoll er en standardisert metode eller et sett av regler som fastsetter hvordan data og informasjon skal utveksles mellom ulike systemer og partnere i en EDI-prosess. Kommunikasjonsprotokollene sikrer at dataene blir utvekslet på en strukturert og pålitelig måte, og de muliggjør sømløs kommunikasjon mellom ulike IT-systemer og organisasjoner. 

Ved å følge standardiserte protokoller kan avsender og mottaker tolke og behandle dataene korrekt, uavhengig av hvilke systemer eller plattformer de bruker. Det er heller ikke en nødvendighet at avsender og mottaker benytter den samme protokollen, da en EDI-operatør vil kunne oversette mellom protokoller.  

EDI-protokoller omfatter vanligvis flere aspekter av datautveksling, inkludert: 

Transportprotokoll:  

Dette angir hvilken metode som brukes for å overføre dataene mellom avsender og mottaker. Det kan være protokoller som HTTPS, SFTP, AS2, AS4 eller andre protokoller som er egnet for sikker og pålitelig overføring av EDI-meldinger. 

Meldingsformat:  

Meldingsformatet definerer strukturen og formatet til selve EDI-meldingen, og det eksisterer både globale, regionale og bransjespesifikke standarder. Fremtredende meldingsformater inkluderer blant annet Peppol BIS, UN/EDIFACT, EHF og ebXML. Meldingsformatet fastsetter hvordan dataene organiseres i meldingen, hvilke elementer som er påkrevet og valgfrie, samt hvordan disse skal tolkes.    

Sikkerhetsprotokoll:    

Sikkerhetsprotokoller er mekanismer for å sikre at dataene er beskyttet mot uautorisert tilgang, manipulasjon eller tap under overføring. Det kan omfatte kryptering, autentisering og digitale signaturer for å sikre dataintegritet og konfidensialitet. 

Gjennom bruk av standardiserte kommunikasjonsprotokoller blir EDI pålitelig og effektiv, og ulike organisasjoner kan samhandle sømløst for å utveksle forretningsdokumenter elektronisk. 

Visste du at Logiq har en tjeneste for å validere filer av ulike meldingsformater? Besøk Logiq Validator!

Ambisjoner 

Størrelsen og omfanget av et EDI prosjekt vil variere ut fra hva slags løsning som skal implementeres og hvilke prosesser som skal dekkes. Et prosjekt for å sende elektronisk faktura vil være langt mindre ressurskrevende enn et prosjekt for å digitalisere og automatisere innkjøpsprosessen.  

Uavhengig av omfang er det viktig å definere målsettingen med prosjektet – hva ønsker bedriften å oppnå? Tydelig definerte mål spiller en viktig rolle inn i prosjektet, både for å avgrense prosjektet og for å sette tydelige retningslinjer for videre prosjektstyring. Målene bør helst kunne måles og ikke være tvetydige.  

Prosjektledelse 

God prosjektledelse og kontroll vil ofte være utslagsgivende for en god leveranse. Det er viktig at prosjektet bemannes med den rette kompetansen helt fra tidlige faser, og at interne ressurser er delaktige i testing og godkjenning av løsningen. Raske beslutningsprosesser, tydelige mandater, tilgjengelig kompetanse og smidig prosjektledelse er essensielt for å sikre fremdrift. 

Samarbeid med leverandør 

De fleste moderne EDI prosjekter baserer seg på tredjeparts EDI leverandører, og som oftest ved bruk av skybaserte plattformer. Et godt og konstruktivt samarbeid med denne leverandøren vil derfor være grunnlaget for et vellykket prosjekt. EDI leverandørene besitter spesialistkompetanse og vil kunne gi gode råd gjennom prosjektet. Videre vil ofte leverandøren selv stille med prosjektledelse og bemanning som vil samarbeide med din interne prosjektorganisering. Ved valg av leverandør vil derfor både kjemi og «magefølelse» være nyttige indikatorer på hvordan et samarbeid vil fremtone seg.   

Forankring 

Et EDI-prosjekt uten forankring i organisasjonen vil raskt kunne strande. En tydelig positiv innstilling og støtte fra ledelsen er ofte den viktigste faktoren for et vellykket prosjekt. Ved å sikre en felles forståelse for målsettinger og ambisjoner, samt aktivt støtte involverte avdelinger underveis i prosessen, vil ledelsen kunne påvirke både fremdrift og resultater.  

Trenger du hjelp på veien? Ler mer om hvorfor du bør benytte en EDI- leverandør

Implementering av EDI innebærer en rekke viktige trinn og prosesser for å sikre en vellykket og effektiv overgang til elektronisk utveksling av forretningsdokumenter.   

Evaluering av behov og målsettinger:  

Før implementeringen starter, er det viktig å evaluere organisasjonens behov og muligheter ved innføring av EDI. Dette innebærer å identifisere hvilke forretningsprosesser som skal dekkes, hvor dypt EDI skal integreres i interne prosesser, hvor mye som skal automatiseres, hvilke avdelinger eller lokasjoner som skal omfattes, og så videre. En grundig evaluering vil bidra til å etablere klare mål og forventninger til implementeringen. 

Valg av EDI-løsning og leverandør:  

Etter at behovene og målsettingene er identifisert, må organisasjonen velge en EDI-leverandør som kan dekke behovene. Dette innebærer å vurdere forskjellige faktorer som funksjonalitet, skalerbarhet, pålitelighet, brukervennlighet, pris og kundesupport. Organisasjonen bør også vurdere leverandørens erfaring, omdømme og evne til å tilpasse seg spesifikke bransjebehov. 

Integrering med interne og eksterne systemer:  

Implementering av EDI krever integrasjon med organisasjonens interne systemer, som ERP, lagerstyring og andre forretningsapplikasjoner. Dette innebærer å etablere muligheten for å importere og eksportere strukturerte dokumenter til og fra forretningsapplikasjonene, samt å kommunisere disse filene mellom organisasjonen og EDI-leverandøren. 

EDI-leverandøren vil deretter sikre konvertering og overføring av disse meldingene til og fra dine handelspartnere. En god leverandør vil kunne konvertere mellom en rekke meldingsformater og ha tilgang til de relevante handelsnettverkene for å kunne kommunisere dine meldinger. 

Testing og opplæring: 

Før implementeringen settes i drift, er det avgjørende å gjennomføre grundig testing av EDI-løsningen. Dette inkluderer testing av datautveksling, dataintegritet, feilhåndtering og samhandling med interne og eksterne systemer. Testingen sikrer at EDI-løsningen fungerer som forventet og oppfyller de identifiserte behovene og målsettingene. Samtidig er det viktig å gi opplæring og veiledning til de ansatte som får nye arbeidsrutiner. Opplæringen bidrar til å sikre at alle involverte forstår de nye prosessene. 

 Usikker på kvordan du skal velge en EDI-leverandør? 

Fremtiden for EDI ser lovende ut, med flere spennende trender som påvirker bruken og utviklingen av EDI.  

Skatterapportering 

Til tross for at faktura er den dokumenttypen med størst utbredelse innenfor EDI, er det fremdeles langt fra alle som sender elektronisk faktura. CTC (Continuous Transaction Controls) er en elektronisk utvekslingsmodell som innføres av skattemyndigheten i et land og brukes for å håndtere momsrapportering og fakturaklarering i sanntid eller nær sanntid. Innføringen av CTC vil i de fleste tilfeller innebære at elektronisk faktura blir obligatorisk i landet.  

Miljørapportering 

I flere land ser man nå på EDI-meldinger som en mulig bærer av miljødata for varene som selges. De to dokumenttypene som er mest aktuelle for denne informasjonen er faktura og pakkseddel. Ved å benytte EDI som transportvei for miljødata gjenbruker man allerede etablerte forbindelser, samtidig som utbredelsen (og omfanget) av EDI øker.  

Standardisering 

Peppol har i lang tid vært pådriver for en standardisering av meldingsformater og samtrafikk mellom aktører innenfor EDI. Norge er det landet som har kommet lengst med å ta i bruk Peppol-nettverket og formatene, men flere land følger etter. Peppol, som tradisjonelt har hatt et Europeisk fokus, ser nå også internasjonalt – og land som Singapore og Australia har etablert Peppol-myndigheter.  

Samtidig fortsetter nasjonale, regionale og bransjespesifikke standarder å beholde (og i mange tilfeller øke) markedsandeler. Dette gjør det viktig å sikre støtte for en bredde av meldingsformater og transportprotokoller, samt å ha tilgang til de nettverkene som er aktuelle for din bedrift.  

Ler mer om CTC

Les mer om det svenske samtrafikknettverket NEA

Les mer om Peppol

Det er ikke vanskelig å finne suksesshistorier fra vellykkede EDI-prosjekter. Bedrifter som investerer i gode løsninger for elektronisk samhandling med sine kunder og leverandører opplever både kostnadsbesparelser, automasjonsmuligheter og bedre relasjoner med sine handelspartnere.  

Byggmakker AS 

Byggmakker er en av Norges ledende byggevarekjeder, og selger varer både til forbrukermarkedet og proffmarkedet. Selskapet har ambisjoner om å jobbe elektronisk i alle ledd og i alle prosesser. Ved å implementere støtte for EDI i prosessene mottar de i dag alle fakturaer elektronisk og sender 95% av fakturaene elektronisk. Videre ligger andelen elektroniske bestillinger og bekreftelser mot leverandørene mellom 20-100% (avhengig av kvaliteten på masterdata, typen varer og modenhet hos leverandør). Automatiseringen som muliggjøres av EDI har medført enorme driftseffekter for kjeden.  

Fremtind Forsikring 

Fremtind er et av Norges største forsikringsselskaper, og den største leverandøren for forsikring som selges i bank i Norge. Med hjelp fra Logiq har Fremtind Forsikring nå en EDI-løsning hvor nesten alle fakturaer de mottar flyter automatisk gjennom systemet uten manuell inngripen. Nøkkelen til suksessen har vært kontroll på referansenummer i fakturaene som tidligere ofte manglet eller var plassert feil. Dette er løst ved å kombinere elektronisk faktura med en løsning for dokumentkontroll som automatisk korrigerer fakturaene eller varsler leverandør ved feil. På denne måten sparer selskapet både tid og penger på fakturahåndteringen.   

Flexit 

Flexit er en av Nordens ledende leverandører av energieffektive produkter og tjenester som bidrar til bedre inneklima i boliger og næringsbygg. Selskapet har siden 90-tallet jobbet med digitalisering av ordreflyten for å sikre en effektiv og optimalisert ordreprosess for sine kunder. Selskapet har også implementert støtte for EDI i fakturadistribusjonen, men fremhever at det er i digitaliseringen av ordrebehandlingsprosessen de ser de største besparelsene.  

Swedol 

Swedol er en markedsledende butikkjede for fagfolk innen bygg-, entreprenør-, transport- og industrisektoren. Gjennom å legge fokus på mest mulig automatisering av fakturering og fakturamottak har selskapet oppnådd kostnadsbesparelser, økt kvalitet og redusert manuell håndtering. Nøkkelen til suksessen er en kombinasjon av EDI og automasjonstjenester som Logiq Dokumentkontroll og Multikanal.  

Disse eksemplene viser at organisasjoner som implementerer EDI, oppnår fordeler som økt effektivitet, nøyaktighet og kostnadsbesparelser. Gjennom automatisering, bedre samarbeid og mer pålitelig handelskommunikasjon kan organisasjoner styrke sin konkurransekraft og levere bedre tjenester til kundene sine. 

Les flere suksesshistorier

EDI er en teknologi som har revolusjonert handelskommunikasjonen ved å muliggjøre elektronisk utveksling av forretningsdokumenter mellom organisasjoner. Gjennom standardiserte dataformater og kommunikasjonsprotokoller har EDI gjort det mulig å automatisere og effektivisere forretningsprosesser, redusere manuelle feil og øke påliteligheten gjennom hele verdikjeden. 

EDI har en rekke fordeler som bidrar til å forbedre effektiviteten og produktiviteten i organisasjoner. Ved å implementere EDI kan man oppnå automatisering av arbeidsoppgaver, redusere tidsbruk og kostnader knyttet til manuell håndtering av papirbaserte dokumenter og e-postvedlegg, samt forbedre nøyaktigheten i datautveksling.

EDI bidrar også til raskere og mer effektive transaksjoner mellom handelspartnere og økt konkurransekraft. 

Det er viktig å evaluere organisasjonens behov og målsettinger, velge riktig EDI-løsning og leverandør, samt sikre en god integrasjon med eksisterende systemer. Testing og opplæring er også viktige trinn for å sikre en vellykket implementering. 

EDI er ikke bare en teknologi for nåtidens handelskommunikasjon, men også en viktig faktor for fremtiden. Ved å omfavne EDI kan organisasjoner styrke sin konkurranseevne, forbedre sine forretningsprosesser og oppnå en mer effektiv og sømløs handelskommunikasjon.