De flesta företag letar efter sätt att effektivisera arbetsprocesser för att spara tid och kostnader. Förutom att effektivisera interna processer är det också naturligt att titta på hur man kan effektivisera kommunikationen med kunder och leverantörer.
EDI (Electronic Data Interchange) är ett kraftfullt verktyg för att hjälpa ditt företag att göra just detta. I det här inlägget kommer vi ge en introduktion till vad EDI är, hur du kan komma igång, samt några exempel på hur EDI kan effektivisera dina arbetsprocesser.
Vad är EDI och vad är dess fördelar?
EDI är länken mellan ditt företagssystem och dina handelspartners system. När du skickar och tar emot dokument elektroniskt via EDI säkerställs att både du, dina kunder och dina leverantörer kan arbeta effektivt. EDI kan användas i flera kund- eller leverantörsnära processer i din verksamhet, inklusive inköp, orderhantering och logistik, leverantörsreskontra och kundreskontra.
Dessutom ger EDI en mycket större grad av kontroll över vad som faktiskt kommuniceras med dina handelspartner, med arkivfunktioner och insikt i dokumentflöden.
Fördelarna med att implementera EDI inkluderar bättre datakvalitet, förbättrad effektivitet, ökad säkerhet, minskade kostnader och lägre risker för missförstånd. Dessutom förbättrar EDI avsevärt din kontroll över din kommunikation med dina handelspartners.
Hur kommer man igång med EDI?
När ditt företag väl har bestämt sig för att införa EDI är det viktigt att få en bra start.
En bra utgångspunkt är att hitta en EDI-leverantör med god förståelse och intresse för din bransch och din verksamhet, och som även har bra referenser från liknande projekt. Det är också en bonus om leverantören har tidigare erfarenhet av de interna IT-system som du använder och planerar att integrera genom EDI.
Affärssystem har ofta olika förhållningssätt till EDI, och det minskar risk och komplexitet om EDI-leverantören har erfarenhet av att sätta upp en EDI-lösning för just ditt system.
Den EDI-leverantör du väljer bör också kunna hjälpa dig att ställa in din EDI-kommunikation med dina handelspartner. I EDI-världen kallas detta ofta för "onboarding" och innebär att se till att både du och dina handelspartners kan skicka och ta emot dokument i de format du önskar.
När det elektroniska dokumentflödet väl är etablerat kan du skörda frukterna av din investering – och kommunicera effektivt med dina kunder och/eller leverantörer.
Hur du effektiviserar dina arbetsprocesser
EDI kan användas för att effektivisera flera av ditt företags kund- eller leverantörsnära processer.
Effektiviseringen kan exemplifieras genom fyra typiska processer där EDI lämpar sig väl: Inköp, faktura, orderhantering och fakturering.
Inköp och mottagande av varor
Genom att etablera EDI inom inköp och ordermottagning kommer dina medarbetare att kunna beställa varor direkt från företagets inköpsmjukvarulösning. Kataloger som kommuniceras via EDI av leverantörerna gör att dina anställda kan bläddra igenom leverantörernas produkter i sin mjukvarulösning.
När en order har skapats skickas den direkt till leverantörens interna system som ett elektroniskt meddelande och en orderbekräftelse kommer att returneras och visas i ditt inköpssystem. Dina anställda kommer även att kunna ändra eller annullera en beställning från systemet vid behov.
Denna process tar bort behovet av manuell uppföljning och övervakning som annars skulle vara nödvändig. Både beställningen och bekräftelsen, som annars kunde ha hamnat i brevlådan hos någon av dina anställda, är nu direkt åtkomliga från dina interna system.
Detta meddelande (följesedel) låter dig förbereda leveransen och dess innehåll och möjliggör effektivisering av godsmottagningen. Det kommer också att ge dig en tidig varning om delar av den förväntade leveransen saknas. Detta öppnar också stora möjligheter för automatisering.
I flera branscher är det också vanligt att leverantören skickar ett elektroniskt meddelande via EDI när varorna är lastade och klara för leverans till köparen. Detta meddelande (följesedel) låter dig förbereda leveransen och dess innehåll och möjliggör effektivisering av godsmottagningen. Det kommer också att ge dig en tidig varning om delar av den förväntade leveransen saknas. Detta öppnar också stora möjligheter för att kunna automatisera godsmottagningen.
Fakturamottagande
En EDI-leverantör kommer kunna hjälpa dig att ta emot alla dina fakturor elektroniskt, direkt till ditt ekonomisystem eller arbetsflödessystem utan ytterligare manuell hantering. Du ska dock inte förvänta dig att alla dina leverantörer kan skicka elektroniska fakturor från dag ett. Därför bör en EDI-leverantör ha stöd för skanning och tolkning av post och e-post för att säkerställa att alla fakturor tas emot i ett enda elektroniskt format på din sida. På så sätt sparar du tid, upplever konsekvent datakvalitet och minskar riskerna för tolkningsfel.
Vissa EDI-leverantörer erbjuder också automatiska kontroller av mottagna fakturor för att korrigera fel och vid behov meddela leverantören direkt om nödvändig information saknas.
Orderhantering och logistik
Inom orderhantering och logistik etableras ofta EDI först på grund av kundkrav. Att använda EDI i dessa processer kommer dock att resultera i betydande effektivitetsvinster även för dina anställda som arbetar med orderhantering. Genom att ta emot beställningar elektroniskt kommer informationen från dina kunder att flöda direkt in i din orderhanteringsprogramvara för vidare hantering.
Detta leder också till ytterligare automatiseringsmöjligheter, till exempel genom automatiserad validering av lagerstatus och uppskattning av leveranstider. Dina medarbetare behöver inte längre tolka order i flera olika format och manuellt lägga in orderinformation i dina system. Dessutom kommer dina anställda omedelbart att kunna skicka tillbaka orderbekräftelser till kunderna, i vetskap om att denna information kommer att levereras korrekt.
När du packar och förbereder leveransen kommer du att kunna skicka ett elektroniskt meddelande (leveransavisering) till kunden med information om innehållet i leveransen och hur den packas. Detta leder i sin tur till färre missförstånd och säkerställer att korrekt information om leveransen och dess innehåll tas emot av kunden.
Fakturering
När du skickar fakturor är det viktigaste att fakturan når kunden – och gärna på det sätt som kunden föredrar att ta emot fakturan. De flesta kunder föredrar nuförtiden, och kräver ibland också, att få elektroniska fakturor. Vissa mindre kunder kan dock fortfarande bara nås via e-post eller papper. Att hålla koll på hur dina kunder ska nås på det mest effektiva sättet kan vara en omfattande uppgift för ett företag, men det här är en uppgift som EDI-leverantörer kan lösa effektivt för dig.
EDI-leverantörer som erbjuder flerkanalslösningar kommer att kunna ta emot fakturor från dig i ett enda elektroniskt format och säkerställa att mottagaren nås oavsett om detta är via Peppol, samtrafiknätverk, direkt via EDI, e-post eller pappersfakturor. Sådan automatisering gör att ditt företag kan fokusera på att få in rätt information på fakturan, samtidigt som EDI-leverantören sköter distributionen. Utöver fakturor kan EDI även användas för betalningspåminnelser, kreditnotor och andra typer av betalningsförfrågningar.
EDI är en del av den globala digitaliseringsprocessen
Medan EDI har funnits i decennier, har det blivit allt mer relevant under de senaste åren eftersom leveranskedjorna har blivit mer globala. Vidare har fokus på automation och förbättringar av IT-system och teknik drivit fram bättre och effektivare sätt att kommunicera med handelspartners. Genom att använda EDI för att effektivisera ditt företags kund- och leverantörsorienterade processer deltar du i rörelsen mot förbättrade och mer sammankopplade leveranskedjor.
