Elektronisk utveksling av handelsdokumenter mellom virksomheter er både effektivt, miljøvennlig, lønnsomt, tidsbesparende og kvalitetshevende. Men det krever en tilrettelegger. Nettverket Peppol har hatt denne rollen i Europa i mange år nå, og i Peppol sitt univers er aksesspunkter helt sentrale.
Peppol og de tre søylene
Peppol ble opprettet som et prosjekt i 2008 for å forenkle og tilgjengeliggjøre elektronisk handel mellom virksomheter, på tvers av landegrenser. Infrastrukturen, som er basert på «the four corner model», gjør det mulig for virksomheter som er medlem i Peppol å utveksle handelsdokumenter med hverandre gjennom såkalte aksesspunkter som benytter seg av standardiserte dokumentformater.
Peppol styres, vedlikeholdes og videreutvikles av OpenPeppol, en ideell organisasjon som har hovedsete i Belgia og består av medlemmer fra både offentlig og privat sektor, fordelt på 42 ulike land. 18 land har også egen Peppol-myndighet, og disse kan dermed kalle seg medlem i OpenPeppol.
Enkelt forklart kan man si at Peppol er bygget opp rundt tre grunnsøyler, som hver tar seg av et viktig felt i infrastrukturen;
-
Peppol eDelivery Network: Den tekniske infratstrukturen i Peppol-nettverket .
-
Peppol BIS (Business Interoperability Specifications): Dokumentspesifikasjonene.
-
Peppol Interoperability Framework: Det overordnede avtaleverket.
Nettverket sørger for at samhandlingen mellom partene fungerer, dokumentspesifikasjonene definerer hvordan de standardiserte formatene skal se ut, og avtaleverket sørger for det at det juridiske rammeverket i infrastrukturen er på plass.
Peppol aksesspunkt – et elektronisk postkontor
Et Peppol aksesspunkt er altså som et elektronisk postkontor for medlemmene i Peppol. Det tar imot, konverterer og sender videre ulike handelsdokumenter som ordrer, ordrebekreftelser, pakksedler og fakturaer. En virksomhet kan velge å tilknytte seg hvilket som helst aksesspunkt i Peppol, og på den måten få tilgang til elektronisk handel med alle de andre virksomhetene i nettverket. Det trengs med andre ord bare én aksesspunktavtale i Peppol for å kunne samhandle med de andre medlemmene.
Et aksesspunkt utgjør, sammen med en sender, en mottaker og et annet aksesspunkt, de fire partene i «the four corner model», les artikkelen «Hvordan fungerer EDI?». En handelsprosess foregår slik at senderen avleverer dokumenter i sitt foretrukne format til sitt aksesspunkt. Dette aksesspunktet konverterer dokumentene til standard Peppol-format (BIS) og sender videre til mottakers aksesspunkt, som så konverterer dokumentene til mottakers foretrukne formater. På den måten kan organisasjoner utveksle elektroniske dokumenter til og fra sitt aksesspunkt i sitt foretrukne format, og likevel nå alle sine handelspartnere uavhengig av hvilke systemer og formater de måtte bruke.
Full oversikt med SMP og SML
SMP (Service Metadata Publisher) er lokale, digitale adressebøker med oversikt over medlemmene i Peppol. De inneholder opplysninger om hvordan medlemmene kan motta fakturaer, deres leveringsadresser, handelsprosesser og dokumentformater. I de fleste land må aksesspunktene selv opprette og vedlikeholde sine SMP’er, men i Norge har vi etablert en åpen, nasjonal SMP kalt Elma-registeret, som er tilgjengelig for alle aksesspunktene.
SML (Service Metadata Locator) er den globale adresseboken i Peppol som samler innholdet fra alle SMP’ene.
Er aksesspunkt det samme som EDI-leverandør?
Alle aksesspunkter er EDI-operatører, men ikke alle EDI-operatører er nødvendigvis aksesspunkter.
Begrepet "aksesspunkt" brukes om EDI-operatører med tilknytning til Peppol-nettverket, mens EDI-operatører er en fellesbetegnelse for selskaper som hjelper bedrifter med å utveksle elektroniske dokumenter på en eller annen måte, enten det er via Peppol, via direkte koblinger mellom en selger og en kjøper, via nasjonale EDI-nettverk osv.
Et aksesspunkt kan altså hjelpe deg med å sende og motta dokumenter via Peppol-nettverket, mens en EDI-operatør kan hjelpe deg med å sende og motta dokumenter via diverse kanaler og nettverk.»
Les også «Hvilke fordeler gir EDI?»
«Best practice» aksesspunkt
Dfø deler blant annet også ut utmerkelser til norske aksesspunkter som følger «best practice». I tillegg til at disse aksesspunktene skal kunne tilby alle e-tjenestene som beskrevet lenger oppe, må de oppfylle visse kriterier, som for eksempel å kunne motta filer på inntil 100 MB, gi kundene sine enkel tilgang på forsendelsesstatus på dokumenter, samt gi kundene korrekt og tydelig informasjon om sine tjenester og produkter. Logiq er et slikt «best practice» aksesspunkt. Se hele oversikten her.
Hvordan velger jeg et aksesspunkt til min bedrift?
Det enkleste og tryggeste for virksomheter eller instanser som ønsker å komme i gang med elektronisk handel for første gang, eventuelt bytte leverandør, er å ta kontakt med sin ERP-systemleverandør. Disse har oversikt over tilgjengelige aksesspunkter og kan komme med gode anbefalinger basert på den aktuelle virksomhetens behov, ønsker og muligheter.
Finn ut mer om valg av EDI-leverandør ved å lese artikkelen «Er det forskjell på EDI-leverandører?»
