Elektronisk utväxling av handelsdokument mellan företag är effektivt, miljövänligt, lönsamt, tidsbesparande och kvalitetshöjande. Men pga en variation av standarder, format och system krävs det en förmedlare som kan hantera dessa. Peppol har sedan många år tillbaka spelat en nyckelroll för att underlätta elektronisk utväxling i Europa och accesspunkterna är avgörande för att Peppol-nätverket ska fungera.
Peppol och de tre pelarna
Peppol etablerades som ett projekt 2008 för att förenkla och tillgängliggöra elektronisk handel mellan företag, över nationsgränserna. Infrastrukturen, som bygger på "fyrhörnsmodellen", gör det möjligt för företag som är medlemmar i Peppol att utväxla handelsdokument med varandra genom så kallade accesspunkter som använder sig av standardiserade dokumentformat.
Peppol förvaltas, underhålls och vidareutvecklas av OpenPeppol, en ideell organisation baserad i Belgien och bestående av medlemmar från både offentlig och privat sektor, spridda över 42 länder. 18 länder har också en egen Peppol-myndighet, och dessa kan därmed kalla sig medlemmar i OpenPeppol.
Enkelt uttryckt kan man säga att Peppol är uppbyggt kring tre grundläggande pelare, som var och en tar hand om ett viktigt fält i infrastrukturen;
-
Peppol eDelivery Network:
Peppol-nätverkets tekniska infrastruktur. -
Peppol BIS
(Business Interoperability Specifications): Dokumentspecifikationer. -
Peppol Interoperability Framework:
Det övergripande systemet med avtal.
Nätverket säkerställer att interaktionen mellan parterna fungerar, dokumentspecifikationerna definierar hur de standardiserade formaten ska se ut och avtalen säkerställer att den rättsliga ramen i infrastrukturen är på plats.
Peppol accesspunkt– ett elektroniskt postkontor
En Peppol-accesspunkt är som ett elektroniskt postkontor för Peppols medlemmar. Den tar emot, konverterar och vidarebefordrar olika handelsdokument, såsom order, orderbekräftelser, följesedlar och fakturor. Ett företag kan välja att ansluta sig till vilken accesspunkt som helst i Peppol, och därmed få tillgång till elektronisk handel med alla andra företag i hela nätverket. Med andra ord behövs bara ett accesspunktsavtal i Peppol för att kunna interagera med de andra medlemmarna.
En accesspunkt, tillsammans med en avsändare, en mottagare och en annan accesspunkt, utgör de fyra parterna i "fyrhörnsmodellen", läs också: "Hur fungerar EDI?". En handelsprocess sker genom att avsändaren levererar dokument i sitt föredragna format till sin accesspunkt. Denna accesspunkt konverterar dokumenten till standard Peppol-format (BIS) och vidarebefordrar till mottagarens accesspunkt, som sedan konverterar dokumenten till mottagarens föredragna format. På detta sätt kan organisationer utväxla elektroniska dokument till och från sin accesspunkt i sitt föredragna format och ändå nå alla sina handelspartner oavsett vilka system och format som används.
Fullständiga översikt med SMP och SML
SMP (Service Metadata Publisher) är lokala, digitala adressböcker med en översikt av medlemmar i Peppol. De innehåller information om hur medlemmar kan ta emot fakturor, deras leveransadresser, handelsprocesser och dokumentformat. I de flesta länder måste accesspunkterna själva skapa och underhålla sina SMP: er, men i vissa länder, så som Norge har det etablerats en öppen, nationell SMP som kallas ELMA-registret, som är tillgänglig för alla accesspunkter.
SML (Service Metadata Locator) är den globala adressboken i Peppol som samlar innehållet från alla SMP:er i nätverket.
Är accesspunkt detsamma som en EDI-leverantör?
Alla accesspunkter är EDI-operatörer, men inte alla EDI-operatörer är nödvändigtvis accesspunkter. Termen "accesspunkt" används för EDI-operatörer med anknytning till Peppol-nätverket, medan EDI-operatörer är ett samlingsnamn för företag som hjälper företag att utväxla elektroniska dokument på ett eller annat sätt, oavsett om det är via Peppol, via direkta länkar mellan en säljare och en köpare, via nationella EDI-nätverk etc.
En accesspunkt kan alltså hjälpa dig att skicka och ta emot dokument via Peppol-nätverket, medan en EDI-leverantör kan hjälpa dig att skicka och ta emot dokument via olika kanaler och nätverk. Läs också "Vilka fördelar ger EDI?"
"Best practice" accesspunkt
I Norge ger Dfø (Direktoratet för förvaltning och ekonomistyrning) utmärkelser till norska accesspunkter som följer "best practice". Förutom att kunna erbjuda alla e-tjänster som beskrivs längre upp måste dessa accesspunkter uppfylla vissa kriterier, som att kunna ta emot filer upp till 100 MB, ge sina kunder enkel tillgång till dokumentens leveransstatus, samt ge kunderna korrekt och tydlig information om sina tjänster och produkter. Logiq är en sådan "best practice" accesspunkt. Se hela översikten här.
Hur väljer jag accesspunkt för mitt företag?
Det enklaste och säkraste sättet för företag som vill komma igång med elektronisk handel eller byta leverantör, är att kontakta sin ERP-systemleverantör. Dessa har en överblick av tillgängliga accesspunkter och kan ge bra rekommendationer utifrån företagets behov, önskemål och möjligheter. Läs mer om att välja EDI-leverantör genom att läsa artikeln "Finns det någon skillnad mellan EDI-leverantörer?"
