Den fortsatta tillväxten av elektronisk handel och ökade krav på effektivisering av handelsprocesser gör det både lönsamt och nödvändigt för företag att utväxla handelsdokument elektroniskt. Tillgänglig teknik har gradvis fasat ut manuell vilket möjliggör sömlös digital interaktion över gränser, system och elektroniska dokumentformat.
Elektronisk utväxling av dokument
EDI (Electronic Data Interchange) handlar om elektronisk utväxling av handelsdokument mellan företag, även över nationsgränserna. Detta inkluderar dokument som order, orderbekräftelser, leveransaviseringar och fakturor samt ett antal andra dokument som används i affärsrelationerna mellan en köpare och en leverantör.
Utväxlingsmodeller
Elektronisk handel mellan två parter förutsätter att de relaterade affärsdokumenten i processen kan överföras mellan köparens och leverantörens system. De vanligaste modellerna för en sådan utväxling är:
2-hörnsmodellen:
I denna modell utväxlas dokumenten direkt mellan parterna utan mellanhänder. Detta förutsätter att båda parter har sina egna EDI-specialister och systemlösningar.3-hörnsmodellen:
I den här modellen finns en central EDI-tjänsteleverantör som kopplar samman avsändaren och mottagaren. Båda parter har ett avtal med samma tjänsteleverantör, och tjänsteleverantören hjälper alla sidor att ansluta till flera köpare eller leverantörer. Historiskt har slutna handelsnätverk baserats på denna modell, där associerade parter endast kan nå andra parter som är anslutna till samma tjänsteleverantör.4-hörnsmodellen:
Denna modell tillåter avsändare och leverantör att ha separata tjänsteleverantörer, där tjänsteleverantörerna kommer överens om en sammankoppling för att säkerställa att köpare och leverantör kan kommunicera. De fyra hörnen i denna modell är då avsändaren, avsändarens tjänsteleverantör, mottagarens tjänsteleverantör och mottagaren. De flesta tjänsteleverantörer idag bygger på denna modell och det är också den modell som Peppol bygger på.
Dokumentformat
När ett kommersiellt meddelande ska tas emot (t.ex en faktura), måste avsändarens system ofta definiera vilket tekniskt format som är bäst lämpat för att förmedla informationen från avsändaren. På samma sätt kommer mottagarens system att föredra ett specifikt tekniskt format för att ta emot och tolka informationen i meddelandet korrekt. Det finns ett antal standarder för dokumentformat (t.ex. ANSI, EDIFACT, Peppol BIS, OUOUBL), och varje format kan komma med många versioner (t.ex. ANSI 5010, EDIFACT D12A).
Det innebär att formatet måste översättas/mappas från avsändarens format till mottagarens format för att systemen ska kunna prata med varandra. När det gäller en 2-hörnsmodell avtalas det direkt mellan parterna som ansvarar för en sådan översättning. För 3- och 4-hörnsmodellerna är det tjänsteleverantörernas ansvar att översätta. Genom att stärka strukturen för översättningar med en (eller flera) viktiga tjänsteleverantörer effektiviseras detta arbete, eftersom tjänsteleverantören bygger upp ett bibliotek med tekniska översättningar från ett format till ett annat.
EDI-leverantörens roll
Som framgår av de föregående avsnitten spelar EDI-leverantörer en central roll för att underlätta ett enklare flöde av handelsdokument mellan företag. Från den traditionella 2-hörnsmodellen där varje part ansvarade för de tekniska integrationerna med alla sina handelspartners, har dagens 4-hörnsmodell öppnat upp för en enda anslutning som ger tillgång till en värld av leverantörer och kunder.
En EDI-leverantör tillhandahåller en robust och tillgänglig infrastruktur, samt expertis om onboarding av handelspartners. Med ett brett utbud av tjänster ser EDI-leverantören också till att du kan fokusera på din kärnverksamhet, samtidigt som de sköter integrationerna med dina handelspartners.
P2P – Purchase to Pay
Att ha en elektroniskt inköpsprocess sparar inte bara tid och kostnader utan minimerar också felaktiga beställningar. Med EDI kan du beställa varor från dina leverantörer utifrån elektroniska produktkataloger och få orderbekräftelser direkt i ditt inköpssystem. Med dessa steg bekräftar du att du har beställt rätt varor och att din leverantör kan leverera som planerat. När varorna skickas från leverantören kan du få ett elektronisk följesedel (en leveransavisering) med detaljerad information om försändelsen, vilket gör att du kan förbereda dig för varumottagandet. Fakturan kommer att tas emot direkt i ditt affärssystem när varorna skickats från leverantören.
Logiq Loop: 100% elektronisk handel
En utmaning med att digitalisera inköpsprocessen är att inte alla leverantörer har system för fullt integrerad EDI i sina orderhanteringssystem. Med Logiq Loop, en webbaserad orderportal, kan dessa leverantörer ta emot elektroniska beställningar från kundens inköpssystem, skicka tillbaka elektroniska orderbekräftelser samt skicka följesedel och fakturor elektroniskt. På så sätt kan leverantören tillfredsställa kunder som kräver EDI-integrationer med sina leverantörer. Fler och fler kunder efterfrågar detta och Logiq Loop är en enkel och kostnadseffektiv lösning – byggd på en plattform som används av många av de stora detaljhandelskedjorna.
AP – Accounts Payable (Inkommande fakturor)
Ett mål för alla företag bör vara att ta emot alla sina fakturor elektroniskt. Fakturahanteringen blir snabbt komplicerad när vissa fakturor tas emot via e-post, vissa per post och andra tas emot direkt i ekonomisystemet. Det börjar bli relativt vanligt att ställa krav på att alla leverantörer ska leverera fakturor elektroniskt, och när man samarbetar med en EDI-leverantör kan man säkerställa att fakturor kan tas emot både via Peppol-nätet, via andra EDI-leverantörer och via samtrafiknät som NEA (Sverige), TIEKE (Finland) och NEMHANDEL (Danmark). EDI-leverantörer erbjuder ofta en fakturaportal som dina leverantörer kan använda för att generera elektroniska fakturor om de inte har systemstöd för detta. Men tills alla leverantörer kan leverera elektroniskt kommer EDI-leverantören vanligtvis hjälpa er ta emot alla typer av inkommande fakturor, inklusive de som kommer på papper och e-post, och översätta dessa till elektroniska format som accepteras av ert affärssystem.
Dokumentkontroll: Automatisera kontrollen av mottagna dokument
Under loppet av ett år kommer otaliga fakturor in. Dessa fakturor kommer ofta att innehålla felaktiga eller ofullständiga uppgifter och den manuella hanteringen av sådana avvikelser är något som tar onödigt mycket tid. Därför har Logiq utvecklat Dokumentkontroll, en tjänst som kvalitetssäkrar informationen i både fakturor och andra dokument innan du tar emot dem. Dokumenten korrigeras antingen, a) automatiskt utifrån avancerade algoritmer i tjänsten, b) avvisas och returneras till avsändaren med information om dina krav på fakturor, eller c) stoppas av tjänsten och görs tillgängliga för leverantören i en portal där de kan rätta informationen.
När dokumenten stoppas av tjänsten skickas ett anpassat e-postmeddelande till leverantören som förklarar varför dokumentet stoppades. Mejlet innehåller en länk till portalen, så att leverantören enkelt kan korrigera informationen eller lägga till saknad information.
O2C – Order to Cash- Orderhantering
Denna process är motsatsen till vad som beskrivs i avsnittet om inköpsprocessen, genom att du tar emot beställningar från dina kunder och behandlar dem för leverans.
Med EDI kan du ta emot beställningar elektroniskt direkt i ditt affärssystem och svara din kund genom en elektronisk orderbekräftelse. Detta möjliggör en bättre process och mer kontroll för båda parter. När beställningen är klar att packas och skickas, kan du skapa en elektronisk följesedel (leveransavisering) skicka den till kunden innan de tar emot leveransen. Slutligen skickas fakturan elektroniskt till kunden så att den snabbt och effektivt kan tas emot av deras affärssystem och läggas till betalning. EDI-leverantören hjälper dig att säkerställa att dessa utväxlingar fungerar sömlöst.
AR – Accounts receivable (Utgående fakturor)
När du skickar en faktura är det viktigaste att den når mottagaren, oavsett om det är ett företag eller en konsument och gärna på det sätt som mottagaren vill ta emot sina fakturor. Vissa företag föredrar fortfarande att ta emot fakturor via e-post och vissa konsumenter föredrar fortfarande att ta emot fakturor på papper. Med rätt EDI-leverantör säkerställer du att mottagare kan ta emot elektroniska fakturor, samtidigt som du ger dig möjlighet att skicka fakturorna via e-post eller post till de som ännu inte är helt digitala.
Logiq Multikanal B2B: Fakturor till företag
Att skicka B2B-fakturor blir enkelt med hjälp av Logiq Multikanal. Du kan skicka fakturan i ett format till Logiq och Multikanal-tjänsten distribuerar dessa till mottagaren i den mest effektiva kanalen. Lösningen kan skicka både via EDI och samtrafik, som NEA (Sverige), TIEKE (Finland) och NEMHANDEL (Danmark), via Peppol för registrerade mottagare, med e-post och post för mottagare utan andra alternativ.
Logiq Multikanal B2C: Fakturor till privatpersoner
Att skicka fakturor till konsumenter innebär ofta en kombination av elektroniska fakturor och pappersfakturor. Med Logiq Multikanal B2C når du dina kunder på det sätt som de föredrar. Elektroniska kanaler varierar från land till land. I Norge föredrar de flesta konsumenter antingen eFaktura eller Avtalegiro – där de kan få fakturorna direkt till sin internetbank. I Sverige gör kanaler som Kivra och Billo, tillsammans med eFaktura det möjligt för konsumenter att få sina fakturor elektroniskt. Med Logiq Multikanal B2C utvärderar Logiq det mest effektiva sättet att nå dina kunder på det sätt de föredrar, både digitalt och genom mer traditionella kanaler som e-post och pappersfakturor.
Är ditt företag redo för en modern EDI-lösning?
Det råder ingen tvekan om att framtiden är digital och att alla företag måste gå vidare till digital kommunikation med sina handelspartner för att förbli konkurrenskraftiga. Med en fullskalig EDI-lösning kommer alla företag att dra nytta av tids- och kostnadsbesparingar, minskning av manuell hantering, lägre felmarginaler och smidigare och effektivare processer. För de flesta verksamheter kommer detta också att ha en positiv effekt på de anställda och den övergripande arbetsmiljön i företaget.
Läs mer här om fördelarna med EDI!
