Stadig økende e-handel, e-kommunikasjon og krav til effektivisering av handelsprosessene gjør det både lønnsomt og nødvendig for virksomheter å kunne utveksle dokumenter elektronisk. Dagens tilgjengelige teknologi har gradvis faset ut de manuelle operasjonene, og muliggjort en sømløs digital samhandling, på tvers av både nasjonal tilhørighet, interne systemer og elektroniske formater.
Elektronisk utveksling av dokumenter
EDI (Electronic Data Interchange) omhandler elektronisk utveksling av handelsdokumenter mellom virksomheter, også på tvers av landegrenser. Dette kan være dokumenter som ordrer, ordrebekreftelser, pakksedler og fakturaer, samt en rekke andre dokumenter som benyttes i handel mellom to parter.
Utvekslingsmodeller
Elektronisk handel mellom to parter forutsetter at dokumentene som skal utveksles kan overføres mellom kjøpers og selgers system. De vanligste modellene det refereres til er:
2-corner model:
I denne modellen utveksles dokumentene direkte mellom partene uten mellomledd. Dette forutsetter at partene har egne EDI-spesialister og systemløsninger.3-corner model:
I denne modellen er det en sentral EDI tjenesteleverandør som knytter sammen avsender og mottaker. Begge parter har derav en avtale med den samme tjenesteleverandøren. Historisk har lukkede handelsnettverk vært basert på denne modellen, hvor de tilknyttede partene kun kan nå andre parter som er hos den samme tjenesteleverandøren.4-corner model:
I denne modellen tillates det at avsender og mottaker har hver sin tjenesteleverandør, og tjenesteleverandørene avtaler samtrafikk seg imellom for at sender og mottaker skal kunne nå hverandre. De fire «hjørnene» er da avsender, avsenders tjenesteleverandør, mottakers tjenesteleverandør og mottaker. De fleste tjenesteleverandører baserer seg i dag på denne modellen, og det er også modellen som benyttes av Peppol.
Dokumentformater
Når en avsender skal sende en handelsmelding (for eksempel en faktura) må avsenders system ofte definere hvilket teknisk format som er best egnet for å formidle informasjonen. På tilsvarende måte vil mottakers system ha en preferanse for hvilket teknisk format som ønskes mottatt for å lese inn informasjonen. Det finnes i dag en rekke standarder for formater (f.eks. ANSI, EDIFACT, Peppol BIS, OIOUBL), og hver av formatene har mange versjoner (f.eks. ANSI 5010, EDIFACT D12A).
Dette innebærer at formatet må oversettes/mappes fra avsenders format til mottakers format for at systemene skal kunne snakke sammen. Ved en 2-corner model avtales det direkte mellom partene hvem som er ansvarlig for en slik oversettelse. Ved 3- og 4-corner modellene er det EDI tjenesteleverandørenes ansvar å oversette. Ved å samle slik oversettelse hos en (eller flere) sentrale tjenesteleverandører effektiviseres dette arbeidet, siden tjenesteleverandøren bygger opp et bibliotek av tekniske oversettelser fra ett format til et annet.
EDI-leverandørens rolle
EDI-leverandørene har en viktig rolle i å sikre enklere flyt av handelsmeldinger mellom bedrifter. Fra en tradisjonell 2-corner model hvor hver part hadde ansvaret for integrasjon mot alle sine handelspartnere, har dagens 4-corner model åpnet opp for at én enkelt tilkobling gir deg tilgang til en verden av leverandører og kunder.
EDI-leverandøren sikrer også en robust infrastruktur med høy tilgjengelighet, og ekspertise på on-boarding av handelspartnere. Med et bredt tjenestespekter sikrer en EDI-leverandør at du kan fokusere på din kjernevirksomhet, mens leverandøren håndterer integrasjonen med dine handelspartnere.
Purchase to pay: Den viktige innkjøpsprosessen
Å ha en elektronisk innkjøpsprosess er ikke bare tids- og kostnadsbesparende, men sørger også for å minimere feilbestillinger. Ved bruk av EDI kan du bestille varer av en leverandør fra en elektronisk varekatalog og få tilbake en ordrebekreftelse i riktig format direkte i ditt ordresystem. Allerede her har du vært gjennom to punkter som kan bekrefte eller avkrefte om du har bestilt rette varer. Idet varene sendes fra leverandøren kan du motta en elektronisk pakkseddel slik at du kan forberede varemottaket. Fakturaen mottas i regnskapssystemet ditt når varene er sendt fra leverandør.
Logiq Loop: 100 % elektronisk handel
En utfordring med digitalisering av innkjøpsprosessen er at ikke alle leverandører har systemer som er modne for full EDI i ordrehåndteringen. Med løsningen Logiq Loop, en webbasert ordreportal, kan disse leverandørene motta elektroniske ordrer fra kundens innkjøpssystem, sende tilbake elektroniske ordrebekreftelser, samt sende pakksedler og fakturaer. På denne måten kan leverandøren tilfredsstille kunder som krever EDI-integrasjon mot sine leverandører. Det er stadig flere kunder som krever dette, og Logiq Loop er en enkel og kostnadseffektiv løsning, bygget på en plattform som benyttes av mange av de store handelskjedene.
Accounts payable: Inngående fakturaer
Et mål for alle virksomheter burde være å motta samtlige inngående fakturaer elektronisk. Det blir fort uoversiktlig dersom noen fakturaer kommer på epost, noen i posten og noen direkte inn i regnskapssystemet. Å stille krav til elektronisk faktura fra sine leverandører er forholdsvis vanlig, og ved å bruke en EDI-leverandør sikrer du at fakturaer både kan mottas gjennom Peppol-nettverket, via andre EDI-leverandører, og gjennom samtrafikknettverk som NEA, TIEKE og NEMHANDEL. EDI-leverandørene tilbyr ofte også en fakturaportal som dine leverandører kan benytte for å generere elektroniske fakturaer.
Men inntil dette er hundre prosent på plass, kan EDI-leverandøren som regel hjelpe deg å motta alle typer inngående fakturaer, også de som kommer på papir og e-post, og sikre at alle sendes inn til ditt regnskapssystem.
Dokumentkontroll: Sikrer mottak av korrekt informasjon i dokumentene
I løpet av et år mottas utallige fakturaer. Ofte inneholder fakturaene feil eller mangelfull informasjon, og de fleste kan kjenne seg igjen i at manuell håndtering av disse er noe som tar unødvendig mye tid. Derfor har Logiq utviklet Dokumentkontroll, en tjeneste som kvalitetssikrer informasjonen i både innkommende fakturaer og andre dokumenter, før de slipper inn i dine systemer. Dokumentene blir enten a) automatisk korrigert basert på avanserte algoritmer i tjenesten, b) avvist og returnert til avsender med informasjon om hvordan dokumentene ønskes mottatt, c) stoppet og plassert i en portal for korrigering av utsteder, eller d) godkjent og sendt videre til deg.
Når dokumenter blir plassert i portalen for korrigering, sendes det samtidig ut en kundetilpasset epost til avsender som forklarer hvorfor de ble stoppet. I epostene ligger det en link til portalen som avsender kan klikke på for å korrigere informasjon eller legge til informasjon som manglet.
Order to cash: Ordrehåndteringen
Denne prosessen er den motsatte av hva som er beskrevet i avsnittet om innkjøpsprosessen, ved at du her mottar ordrer fra dine kunder og skal behandle disse. Ved bruk av EDI kan du motta disse ordrene direkte inn i ordrehåndteringssystemet ditt, og svare kjøper ved hjelp av elektroniske ordrebekreftelser. Dette gjør at både du og kunden har komplett oversikt over hva som er bestilt og bekreftet. Videre vil du ved pakking av leveransen kunne opprette en elektronisk pakkseddel som beskriver hvordan forsendelsen er pakket og sende denne til kjøper. Avslutningsvis sendes fakturaen elektronisk til mottaker slik at den raskt og effektivt kommer inn i mottakers regnskapssystem og blir lagt til betaling. EDI-leverandøren hjelper deg med å sikre at disse utvekslingene fungerer sømløst.
Accounts receivable: Utgående fakturaer
Det viktigste med utgående fakturaer er at de kommer fram til mottaker, enten det er en virksomhet eller privatperson, og helst på den måten mottaker ønsker å ta imot fakturaer. Noen virksomheter benytter fortsatt epost til fakturamottak, og noen privatpersoner ønsker å fakturaer i posten. Med riktig EDI-leverandør kan du sikre at dine kunder mottar fakturaene slik de ønsker.
Logiq Multikanal B2B: Fakturaer til virksomheter
Sending av fakturaer til virksomheter blir lekende lett når Logiq Multikanal hjelper deg. Du sender fakturaene i ett format til Logiq, og Logiq Multikanal distribuerer disse videre i den mest effektive kanalen. Løsningen kan sende både direkte via EDI og samtrafikk, gjennom Peppol til mottakere som er registrert der, på e-post til de som ikke har mulighet til å motta elektronisk faktura, og til slutt gjennom tradisjonell postgang for de som ikke har andre muligheter for å motta faktura.
Logiq multikanal B2C: Fakturaer til privatpersoner
Å sende faktura til privatpersoner involverer ofte en kombinasjon av elektroniske forsendelsesmåter og papirfakturaer. Ved å benytte Logiq Multikanal B2C hjelper Logiq deg å nå dine kunder på den måten de foretrekker. Mange privatpersoner har opprettet Avtalegiro eller eFaktura i sine nettbanker, og kan dermed motta fakturaer elektronisk fra bedrifter. Logiq Multikanal B2C gjør oppslag mot bankenes registre for å nå disse kundene, og sikrer at de som ikke kan nås direkte i bank mottar fakturaen enten på e-post eller i posten.
Er din virksomhet klar for en EDI-løsning?
Det er ingen tvil om at fremtiden er digital og at alle virksomheter må over i den digitale verdenen om de skal klare å holde seg konkurransedyktige i et stadig utviklende handelsmarked. Med en fullskala EDI-løsning vil enhver virksomhet oppleve og nyte godt av store tids- og kostnadsbesparelser, færre manuelle operasjoner, lavere feilmargin og smidigere og mer effektive prosesser. Dette vil mest sannsynlig også ha en positiv effekt på de ansatte og det generelle arbeidsmiljøet i virksomheten.
Les mer her om hvilke fordeler EDI gir.
