EDI kan hjälpa ditt företag att minska ineffektivitet i dina affärsprocesser och öka din konkurrenskraft.
Genom att digitalisera och automatisera arbetsuppgifter relaterade till fakturor, inköp och orderhantering kan du spara både tid och pengar. Även små justeringar i repetitiva uppgifter kan resultera i betydande fördelar.
I den här artikeln ger vi en översikt över några av de fördelar som EDI kan ge ditt företag om det implementeras korrekt.
Vad är EDI ?
EDI (Electronic Data Interchange) är en lösning för digital kommunikation mellan affärspartners som gör att du kan kommunicera elektroniskt oavsett vilka system och format varje part använder. De flesta EDI-leverantörer kommer att kunna hjälpa dig med distribution och mottagande av elektroniska fakturor, medan endast de mer dedikerade och avancerade EDI-leverantörerna kan hjälpa dig att utväxla alla typer av EDI-dokument globalt.
Möter kraven om EDI från dina kunder
Fler och fler kunder ställer krav på möjlighet för elektronisk kommunikation med sina leverantörer. Genom att använda EDI i dina order- och logistikprocesser, samt i dina faktureringssystem, är du säker på att du tillgodoser kraven från både nuvarande och framtida kunder.
EDI ökar hastigheten på dina beställnings- och beställningsprocesser
Många beställnings- och beställningsprocesser är tidskritiska. När de måste bearbetas manuellt eller information ska överföras mellan system kan det snabbt uppstå misstag vid till exempel att ta emot och skapa beställningar, rätta fel, lagra och jämföra information.
Genom att automatisera processerna med hjälp av EDI tas felkällorna bort, och tiden det tar att få en beställning genom dina system blir betydligt kortare.
Stärk dina affärsrelationer
EDI kan leda till en närmare och bättre affärsrelation med dina handelspartners i takt med att varuflödet mellan företagen förbättras. Dina kunder får snabbare uppdateringar om status för sina beställningar och leverantörer kommunicerar med ditt företag på ett smidigt och effektivt sätt.
Minska fel och öka effektiviteten i ditt företag
Manuella processer är ofta förknippade med mänskliga fel och missförstånd.
Avvikelser i formatet som dokumenten skickas i, felaktig stansning av information och felaktig dokumenthantering är vanliga felkällor och möjligheterna till fel ökar för varje överföring av information som görs.
För att komma till rätta med dessa problem har många företag valt att öka insatserna för att upptäcka fel vid mottagandet av dokument, även om detta är ett tidskrävande och mödosamt arbete.
Genom en EDI-lösning minskar mänskliga fel. Automatiseringen av dokumenthanteringen gör att även andra processer optimeras. Resultatet är att medarbetarna kan fokusera på mer värdeskapande uppgifter snarare än de repetitiva och tunga processerna med att ta emot och skicka dokument.
Bättre information och undvik förseningar
EDI säkerställer ett snabbt och flexibelt informationsutbyte mellan parterna och minskar sannolikheten för försenade leveranser.
Genom att koppla EDI-flödet till dina interna system får företaget tillgång till all information om vad som händer i leverans- och distributionskanalerna. Att ha denna information lättillgänglig spar tid, kostnader och öppnar för möjligheten att fatta bättre beslut baserat på bra data.
Minskade driftskostnader
EDI kan avsevärt sänka ditt företags driftskostnader genom att minska de administrativa kostnaderna för papper, utskrift, lagring av dokument, post, arkivering och andra arbetskrävande, manuella processer.
Undvik onödiga kostnader relaterade till lager
Ökad synlighet i försörjningskedjan kommer att minska okända faktorer och felkällor.
EDI bidrar till att effektivisera din inköpsprocess, ge en status på var i orderprocessen dina varor befinner sig och minska behovet av buffertlager. Som ett resultat minskar onödiga lagerkostnader på grund av överskott av produkter. Dessutom fungerar systemen för att skicka och ta emot dokument kontinuerligt 24/7, vilket tar bort förseningar i beställningsprocesser på grund av arbetstider.
Ökad säkerhet
EDI säkerställer ökad säkerhet vid överföring av dokument mellan företag. Överföringen av dokument följer strikta säkerhetsstandarder och säkra kommunikationsprotokoll, vilket blir viktigare och viktigare för alla företag.
Miljövänligt och papperslöst
Mycket kommunikation mellan handelspartner sker fortfarande via e-post eller telefon, och många handelsdokument skickas fortfarande på papper.
Genom att investera i EDI arbetar du för en värld med mindre pappersanvändning och lägre CO2-utsläpp, vilket är en viktigt i hållbarhetssynpunkt.
