Det finns många fördelar med att skicka och ta emot handelsdokument elektroniskt. Det kan till exempel öka produktiviteten, vara mer kostnadseffektivt än andra alternativ, och det kommer att ge dig en bättre överblick över din verksamhet eftersom du kan utväxla alla dina handelsdokument digitalt via en plattform.
Det kan dock vara svårt att veta vad man ska leta efter när man behöver en EDI-leverantör. Vad behöver du leta efter och finns det verkligen några skillnader mellan EDI-leverantörerna?
Vad är EDI?
EDI (Electronic Data Interchange) är ett koncept för elektroniskt utväxling av handelsdokument. Målet med EDI är att göra utväxlingen sömlöst mellan system och format som inte är direkt kompatibla.
En vanlig användning av EDI är utväxling av elektroniska fakturor mellan företag. EDI omfattar dock även utväxling av andra elektroniska handelsdokument, såsom kataloger, beställningar, orderbekräftelser och följesedlar.
Det finns många EDI-leverantörer som stödjer utväxling av fakturor, men när du behöver EDI för andra typer av handelsdokument blir listan över leverantörer kortare.
Urvalet av leverantörer kommer att begränsas ytterligare om du är involverad i internationell handel och dokumenten måste skickas gränsöverskridande och globalt.
I den här artikeln kommer vi att ge några frågor som kan vara användbara att ställa dig själv när du överväger att använda EDI för första gången, eller när du letar efter en ny EDI-leverantör.
Vilka affärsprocesser ska stödjas?
Det är viktigt att du ställer dig denna fråga för att reda ut dina faktiska behov. Letar du efter en EDI-leverantör för att stödja din inköpsprocess? Eller ligger fokus på redovisning och fakturahantering? Behöver du EDI för att stödja orderhantering och utgående logistik?
För att utvärdera möjliga leverantörer måste du förstå de processer som EDI kommer att stödja så att du kan fatta rätt beslut. Du kan behöva flera leverantörer för att hjälpa dig med specifika processer, eller så kan du hitta en enda leverantör som kan hantera alla dina behov. Vidare kan varje bransch och företag ha sina specifika behov, och du kan behöva leta efter en leverantör som förstår din verksamhet och bransch.
Stödjer EDI-leverantören de format du behöver?
En EDI-leverantör måste stödja de format som används av dina interna system. Dessutom måste leverantören stödja de format som används av dina handelspartner och kunna tillhandahålla en mappning mellan dessa format och dina interna format.
Ju mer erfarenhet leverantören har av olika format, och ju fler förkonfigurerade mappningar mellan format som leverantören redan har, desto kortare time-to-market blir ditt EDI-projekt.
EDI och samtrafik
Om du har internationella kunder eller leverantörer måste du ta reda på om de EDI-leverantörer du valt har samtrafikavtal med andra leverantörer (även kallade VANs) runt om i världen.
Det viktigaste för dig är att kunna nå dina handelspartners elektroniskt genom EDI-leverantören, antingen direkt eller genom samtrafik med andra leverantörer och handelsnätverk. Vissa EDI-leverantörer har ett stort och expanderande samtrafiknätverk, andra är mer begränsade.
Vissa länder, som Sverige, Finland och Danmark, har sina egna "stängda" nätverk (dvs. NEA, TIEKE och Nemhandel). Om det är länder du handlar med måste EDI-leverantören ha tillgång till de nätverk som är relevanta för dig.
Har EDI-leverantören en Peppol accesspunkt?
En accesspunkt är som en brevlåda där du kan leverera och ta emot meddelanden som skickas till eller tas emot från dina handelspartners.
Peppol (Pan European Public Procurement Online) är en digital infrastruktur för elektronisk handel i Europa. Peppol säkerställer ett enklare utbyte av elektronisk information såsom fakturor och andra handelsdokument till och från kunder och leverantörer över gränserna. Peppol arbetar också med sina egna dokumentformat, vilket åter igen kan förenkla kommunikationen mellan parterna.
Proportionen av Peppol varierar mellan länderna och Norge har gått i täten när det gäller implementeringen. Medan Norge har cirka 250 000 deltagare (företag) i Peppol-nätverket, har Spanien (som ett exempel) å andra sidan bara cirka 4 500 deltagare.
Att ha en EDI-leverantör med en Peppol-accesspunkt är därför avgörande på den norska marknaden, och det kan vara användbart att utvärdera den erfarenhet EDI-leverantören har av Peppol (hur mycket trafik, hur mycket kompetens, etc.). Men du kan också behöva nå företag i länder där Peppol inte är lika utbrett som i Norge.
Kan EDI-leverantören hjälpa dig att analysera dina behov?
Valet av EDI-leverantör kan påverka flera delar av din organisation, inte bara IT och ekonomi. Det innebär att du behöver bedöma andra utmaningar och möjligheter som kan uppstå utifrån EDI-implementeringen. Processer kan behöva justeras, det kan bli förändringar i IT-system och anställda kan behöva utbildas.
När du väljer en EDI-leverantör, fråga efter deras erfarenhet av liknande projekt och om de kan ge dig råd under hela processen.
Erbjuder leverantören andra tjänster än utväxling av dokument?
Medan EDI-leverantörens huvudsakliga uppgift är att se till att dokument transporteras och översätts mellan avsändare och mottagare, erbjuder vissa leverantörer också mervärdestjänster till sina kunder. Dessa tjänster kan innefatta automationstjänster, arkiveringstjänster, portaler, data- och insiktstjänster med mera.
Ett exempel på en mervärdestjänst som vissa, men inte alla, leverantörer erbjuder är validering och kontroll av dokument för sina kunders räkning. Denna typ av processautomatisering kommer att verifiera innehållet i affärsdokumenten, validera det mot kundspecifika krav och sedan stoppa eller korrigera dokumentet baserat på vad som är möjligt. Sådana tjänster kan potentiellt vara väldigt tidsbesparande för mottagaren, som annars skulle behöva verifiera innehållet i dokumenten manuellt.
Kundsupport
Att ha tillgång till högkvalitativ och professionell kundsupport kan visa sig vara ytterst viktigt när du väl behöver hjälp med dina EDI-utmaningar. Även om alla EDI-leverantörer kommer att erbjuda kundsupport så kan det finnas många skillnader i hur det fungerar när du behöver hjälp.
Du bör undersöka frågor som hur lång svarstiden för kundsupport är och vilken kompetens du kommer att möta när du får hjälp. Kommer du att nå ämnesexperter som kan svara på dina frågor direkt, eller kommer kundsupporten bara att vara en grindvakt som begränsar din tillgång till den hjälp du faktiskt behöver? Kommer de att kunna hjälpa dig att fixa dina tekniska problem också? Du bör kunna be om referenser från andra kunder hos EDI-leverantören och kontakta dessa för att få en opartisk åsikt om leverantörens kundsupport.
