8 tecken på att du bör överväga en (ny) EDI-tjänsteleverantör

8 tecken på att du bör överväga en (ny) EDI-tjänsteleverantör

Skriven av:
Share this post:  

Upplever du att ditt företag saknar en optimal lösning för att utväxla handelsdokument? Ibland kan det vara svårt att identifiera exakt vad som inte fungerar, vilket kan leda till förvirring. För att underlätta i sådana situationer kan det vara till hjälp att vara medveten om några tecken på att det är dags att vidta åtgärder för att förbättra flödet i handelsprocesserna med dina kunder och leverantörer.

 

1: Du har fortfarande manuella processer för handelsdokument

Är dina faktura- och betalningsprocesser fortfarande manuella eller halvmanuella? Använder du pappersbaserade metoder för orderhantering och varumottagning? Manuella redovisningsprocesser är välkända för att vara tidskrävande för anställda och dyra för företaget. När fakturor tas emot via e-post eller papper krävs manuell kontroll och registrering av informationen i dina interna system.

Dina anställda måste ofta verifiera information i fakturan så som: Kommer denna faktura från en känd leverantör? Är informationen i fakturan korrekt? Är det varor vi har beställt? Vem ska godkänna fakturan? På samma sätt kan manuella inköpsprocesser utanför inköpssystemet orsaka ökad komplexitet och kostnader. Detta kan leda till högre inköpspriser, felaktiga leveranser och lagerproblem på grund av bristande information om mottagna varor och förseningar på grund av förlorade orderbekräftelser. Manuella dokumenthanteringsprocesser ökar också risken för fel och brister i dina dokument och system, vilket kan påverka företagets efterlevnad av föreskrifter som bokföringslagen. Detta skapar onödigt extra arbete både för dig och dina handelspartners.

Läs även: hur fungerar EDI?

 

2: Du upplever konstant fel och saknad information

Upplever du att handelsdokumenten du tar emot genom EDI innehåller många fel och saknar viktig information? Det kan ta sig uttryck i a) saknade referenser och ordernummer, b) felplacerad information på fakturorna som inte hamnar i redovisningssystemet, eller c) fakturor som helt enkelt inte tas emot. Om du stöter på dessa problem kan det vara lämpligt att överväga att byta till en ny tjänsteleverantör som kan förstå dina utmaningar och erbjuda funktioner för att kontrollera och korrigera de mottagna dokumenten. På Logiq kallar vi den här tjänsten Logiq Dokumentkontroll.

 

3: Dina handelspartners kräver EDI

Fler och fler kunder efterfrågar, eller till och med kräver, att deras leverantörer använder EDI för att automatisera och effektivisera handelsprocesserna samt för att förbättra samarbetet. Dessa krav blir allt vanligare och det finns ingen anledning att vänta med att implementera EDI för att möta dessa krav. Det är viktigt att utvärdera olika EDI-tjänsteleverantörer och samarbeta med en leverantör som kan hjälpa dig att uppfylla dina kunders förväntningar.

 

4: Du är inte nöjd med den befintliga tjänsten

Låt oss säga att du redan har en EDI-tjänsteleverantör. Du betalar förmodligen bra för denna tjänst, men är ändå inte nöjd med den service du får. Det är inte alltid lätt att pinpointa vad som saknas. Kanske känner du att lösningarna de levererar inte är tillräckligt bra, eller kanske täcker inte tjänsterna dina behov? Kanske förstår inte EDI-tjänsteleverantören ditt företags specifika behov? Eller kanske var tjänsteleverantören en perfekt match för några år sedan när du fokuserade på att skicka elektroniska fakturor, men nu när du försöker etablera EDI för andra processer som inköp känner du att de inte har den nödvändiga kompetensen? I sådana situationer bör du lita på din intuition och utvärdera om andra leverantörer är en bättre match för ditt företag.

 

5: Dina interna EDI-lösningar blir alltmer komplexa

Hittills har du hanterat din interna EDI-support på företaget, vilket inkluderar både hårdvara, programvara, integrationskompetens och support. Men du märker att dessa processer inte längre är tillräckligt effektiva och skalar inte i takt med dina ökande behov. När du integrerar med fler handelspartners, inklusive internationella, krävs nya kompetenser - vilket ökar kostnaderna för att driva och hantera interna lösningar. Dessa problem kommer inte att minska med tiden och indikerar starkt att det är dags att outsourca din EDI till en pålitlig tjänsteleverantör.

Läs även: Varför behöver jag en EDI- leverantör?

 

6: Du planerar att implementera ett nytt ERP-system

Om du av någon anledning behöver uppgradera ditt nuvarande ERP-system och samtidigt planerar att etablera EDI för första gången, eller överväger att byta till en annan EDI-tjänsteleverantör med bättre anpassade lösningar för ditt företag, är det viktigt att noggrant utvärdera de tillgängliga alternativen på marknaden. För att få råd och vägledning om vilka lösningar som bäst passar ditt företag, bör du kontakta potentiella leverantörer och förhandla med dem. Det kan också vara värt att undersöka om EDI-support erbjuds för de processer som inte täcks av din nuvarande tjänsteleverantör. Genom att genomföra en grundlig utvärdering och dialog kan du hitta ett nytt och förbättrat ERP-system samt en EDI-tjänst som uppfyller dina behov på ett effektivt sätt.

 

7: Du planerar att snabbt skala ditt företag

Ditt företag har en lovande framtid och du planerar för snabb expansion, kanske till och med internationellt. Men du är osäker på om dina inköps- eller orderhanteringsprocesser kommer att klara av att skalas upp, eftersom manuella och arbetsintensiva processer ofta hindrar snabb skalning. Det är här EDI kan hjälpa till: genom att digitalisera och automatisera handelsprocesserna med dina kunder och leverantörer. Det är en perfekt tid att samarbeta med en EDI-tjänsteleverantör som kan erbjuda skräddarsydda tjänster som passar ditt företags behov, både nu och under en period av snabb tillväxt. På så sätt kan du fokusera på att vinna nya marknadsandelar med en större sinnesfrid.

 

8: Ditt företag vill ha miljöcertifieringar

Du vill bidra till den gröna omställningen och erhålla miljöcertifieringar för ditt företag för att öka dess attraktivitet och konkurrenskraft på en marknad där miljöfokus blir allt viktigare. En enkel och effektiv åtgärd för att nå detta är att använda EDI för kommunikation med dina kunder och leverantörer för att minska pappersanvändningen. Genom att använda elektronisk kommunikation kommer dina handelspartners troligtvis att vara mer nöjda och du kan dra nytta av ökad automatisering och lägre kostnader.

 

Det är också viktigt att tänka framåt och planera för din företags framtid. Vill du vara i bästa möjliga position för att hantera konkurrens, samarbeten med handelspartners eller locka investerare? Då bör du utvärdera hur du kan effektivisera och automatisera dina handelsprocesser genom att samarbeta med en EDI-tjänsteleverantör som kan erbjuda dig den service du förtjänar.

 

 

sv