EDI (Electronic Data Interchange) er elektronisk forsendelse av forretningsdokumenter mellom virksomheter og deres systemer. EDI erstatter papirdokumenter og eposter med elektroniske meldinger, og muliggjør overføring av dokumenter direkte mellom datasystemer.
Men hvorfor skal du benytte en EDI-leverandør til å hjelpe deg?
Etterspørselen etter EDI hos handelspartnere øker
Bruken av EDI for å kommunisere med handelspartnere blir stadig mer aktuelt ettersom virksomheter innser de mange fordelene det innebærer.
EDI lar virksomheter raskt og effektivt utveksle handelsinformasjon med hverandre direkte fra sine interne systemer. Dette reduserer behovet for manuell behandling av dokumenter, og sikrer en betydelig forbedring i datakvalitet. Bruk av EDI hjelper også virksomheter med å redusere kostnader gjennom effektivisering og ved å eliminere behovet for utsendelse av papirdokumenter.
Med raskere responstider og færre feil i dialogen mellom partene vil digitaliseringen ofte også medføre et bedre kunde/leverandørforhold mellom partene.
Det ligger en selvforsterkende effekt i at stadig flere virksomheter foretrekker denne måten å kommunisere på, og verdien av å kommunisere gjennom EDI øker med antall handelspartnere som bruker EDI. Når en virksomhet først har etablert EDI stiller denne gjerne krav til at handelspartnere (typisk leverandører) også skal kommunisere gjennom EDI.
Hvis du vil være med i digitaliseringen av handelsprosesser, optimalisere arbeidsflyten til dine medarbeidere, og sikre kvalitet i kommunikasjonen mellom deg og dine handelspartnere, så er EDI løsningen.
En EDI-leverandør er en spesialist
En full-service EDI-leverandør har den nødvendige kompetanse og er spesialisert på alle sider av EDI-prosessen. Leverandøren tilbyr tjenester som det er vanskelig og dyrt å håndtere på egenhånd, da det krever både programvare, prosessforståelse og prosjektstyring for å sette opp kommunikasjonen mellom deg og dine handelspartnere.
Du kan tenke på EDI-leverandøren som en slags motorvei for leveranse av dokumenter til og fra din virksomhet. I tillegg har EDI-leverandøren tilgang til lokale, regionale og globale nettverk gjennom aksesspunkter og avtaler med andre leverandører. Dette gjør at kommunikasjonen med andre virksomheter flyter som den skal, uten unødvendige hindringer.
Dersom det skjer endringer i dine handelspartneres formater, etableres nye standarder, eller kommer nye myndighetskrav til kommunikasjon og sikkerhet, kan du være trygg på at EDI-leverandøren hjelper deg. Leverandøren kan også sørge for onboarding av handelspartnerne dine og ta ansvar for den tekniske dialogen rundt utvekslingsformater og oppsett av EDI.
Ved å benytte en EDI-leverandør får du tilgang til den spisskompetansen du trenger for å handle profesjonelt og elektronisk med andre virksomheter.
EDI-leverandøren skal dekke nåværende og fremtidige behov
En EDI-leverandør skal ikke bare dekke de behovene du har i dag, men også være en god samarbeidspartner over tid. Det er derfor viktig at virksomhetens helhetlige behov for EDI evalueres og samkjøres når man skal inngå et samarbeide med en EDI-leverandør. En god og profesjonell EDI-leverandør vil kunne gi gode råd, ikke bare i forkant av en avtale, men også i årene som følger.
Ved å velge én leverandør til å dekke flere eller alle prosesser i bedriften sikrer du også at denne leverandøren bygger kompetanse på din virksomhet i årene som kommer. Se derfor etter en leverandør som har denne muligheten, til tross for at du i første omgang kun vurderer støtte til enkelte av prosessene.
Ønsker du eksempelvis en EDI-leverandør for å håndtere fakturamottak bør du sikre at den leverandøren du velger også kan støtte dine innkjøpsprosesser når du er klar for dette. På denne måten får du mest mulig ut av investeringen og samarbeidet med leverandøren.
Hvordan skal jeg velge EDI-leverandør?
Når du har en klar forståelse av behovene i din virksomhet, kan du begynne å begrense alternativene. EDI-leverandører har ofte forskjellig fokus og forretningsmodell, og noen kan være mer egnet enn andre for å dekke behovene til akkurat din virksomhet.
Blant kriteriene som kan være viktige å ta med i en vurdering er:
- Kostnader
- Skalerbarhet
- Funksjonalitet
- Rekkevidde
- Kundservice
Du kjenner best til hva som er viktigst for din bedrift. Ved å ta deg tid til å vurdere behovene dine og finne en partner som kan møte dem, vil du kunne maksimere fordelene med EDI og effektivisere forretningsprosessene betraktelig.
Har du lyst på noen konkrete tips til spørsmål du bør stille en fremtidig EDI-leverandør?
Last ned “10 ting å tenke på når du skal velge EDI-leverandør” her.
