Blir det stadig mer tydelig for deg at bedriften din ikke har en optimal løsning for utveksling av handelsdokumenter? Noen ganger er det vanskelig å sette fingeren på hva som ikke fungerer, og dermed kan situasjonen føles uoversiktlig. Da kan det være nyttig å kjenne til noen av de konkrete tegnene på at du bør iverksette tiltak for å få enda bedre flyt i handelsprosessene med dine kunder og leverandører.
Tegn 1. Du håndterer fortsatt handelsdokumenter manuelt
Du opererer fortsatt med manuelle eller delvis manuelle prosesser, i hovedsak når det kommer til fakturamottak, men også innen bestilling, ordrebehandling og varemottak.
Manuelt fakturamottak er tidkrevende for de ansatte og dyrt for bedriften. Dette fordi fakturaene kommer både på epost og i posten, informasjonen fra fakturaene skal registreres inn i egne systemer, og informasjonen skal kvalitetssikres; Kommer fakturaene fra en kjent leverandør? Er informasjonen i fakturaene riktig? Er dette noe vi har bestilt? Er betingelsene riktige? Hvem skal attestere fakturaene?
Å håndtere innkjøp manuelt, utenfor innkjøpssystemet, kan også medføre økt kompleksitet og økte kostnader. Blant annet kan det føre til at innkjøpspriser blir høyere enn antatt, enten fordi ordrebekreftelser ikke kontrolleres mot innkjøpsordrer eller fordi det bestilles etter gamle priser. Det kan oppstå feilsendinger og lagerfeil på grunn av plukklister og pakksedler som forsvinner og dukker opp igjen, og det kan bli forsinkelser i varesendinger grunn av ordrebekreftelser som forutsatte signatur før levering, men som ikke har blitt fanget opp og signert.
I tillegg øker manuell håndtering av dokumenter risikoen for feil og mangler både i dokumentene og systemene dine, noe som skaper unødvendig merarbeid for de som skal håndtere dette. Det kan i verste fall også gå ut over bedriftens compliance i forhold til regelverk, for eksempel regnskapsloven.
Les også: «Hvordan fungerer EDI?»
Tegn 2. Du får feil og mangler i dokumentene til tross for EDI
Dere opplever stadig feil og mangler i innkommende handelsdokumenter, selv om dere har tatt i bruk EDI. Dette gjelder som oftest manglende eller feilplassert referanse- og bestillingsnummer på fakturaer, at øvrig fakturainformasjon er på feil plass og dermed ikke kommer inn i regnskapssystemet, eller at fakturaer ikke kommer fram i det hele tatt. Da bør du vurdere å bytte til en EDI-leverandør som setter seg inn i dine utfordringer og i tillegg tilbyr en kontroll-, korreksjons- og varslingsfunksjon i EDI-tjenesten. Hos Logiq heter denne tilleggsfunksjonen Dokumentkontroll.
Tegn 3. Dine handelspartnere krever EDI
Flere og flere av dine kunder ønsker, eller til og med krever, at du tar i bruk EDI for å kunne automatisere og effektivisere handelsprosessene og for å forbedre kvaliteten på samarbeidet og kommunikasjonen dere imellom. Disse kravene vil bare øke på etter hvert, og det er derfor ingen grunn til å vente med å etablere nødvendig støtte. Ta kontakt med en EDI-leverandør for hjelp til å komme i gang!
Tegn 4. Du er ikke helt fornøyd med eksisterende EDI-tjeneste
Du har allerede en EDI-leverandør, og betaler kanskje mer en nok for denne tjenesten, men er fortsatt ikke helt fornøyd med tjenesten de leverer. Det er ikke alltid like lett å sette fingeren på hva som mangler. Du føler muligens at løsningene ikke er gode nok, eller ikke fullstendig dekker dine behov? Kanskje du ikke møter god nok forståelse fra EDI-leverandøren på de spesifikke utfordringene som din bedrift har? Eller kanskje leverandøren fungerte godt når du kun skulle sende elektronisk faktura, men mangler kompetanse på andre handelsprosesser? Da bør du stole på magefølelsen og se deg om etter en ny EDI-leverandør som passer bedre for dine behov.
Tegn 5. Intern håndtering av EDI som blir stadig mer kompleks
Dere har til nå håndtert EDI internt i bedriften, både med maskinvare, programvare og integrasjonskompetanse. Men nå opplever du at prosessene ikke er effektive nok og ikke skalerer godt nok med dine behov. Etter hvert som dere får flere handelspartnere, gjerne også internasjonale, kreves det stadig ny kompetanse – i tillegg til forvaltning og drift av løsningene. Dette problemet vil ikke bli mindre med tiden, og dette er en indikasjon på at du bør vurdere å outsource EDI-håndteringen til en leverandør med gode løsninger.
Les også «Hvorfor trenger jeg en EDI-leverandør?»
Tegn 6. Du planlegger å bytte ERP-system
Av ulike årsaker trenger dere et nytt og bedre ERP-system og tenker at det hadde vært både smart og kostnadsbesparende å samtidig etablere EDI eller gå over til en ny EDI-leverandør med bedre og mer tilpassede løsninger for din bedrift. Dette er et godt tidspunkt for å evaluere de ulike leverandørene på markedet, og gjerne etablere kontakt for å få råd og veiledning om hvilke løsninger de anbefaler. Kanskje du også skal etablere støtte for prosesser som i dag ikke er dekket av eksisterende leverandør? Gjennom en grundig evalueringsprosess og dialog vil du kunne sitte igjen med både et nytt ERP-system og en forbedret EDI-tjeneste.
Tegn 7. Du planlegger hurtig skalering av bedriften
Selskapet er i medvind og dere planlegger nå hurtig vekst, kanskje også internasjonalt, men er usikker på om innkjøps- eller ordrehåndteringsprosessene vil skalere slik de fungerer i dag. Manuelle og personavhengige prosesser egner seg ikke godt for skalering, og EDI kan bidra til automatisering av flere arbeidsintensive prosesser i din bedrift. Nå er det lurt å teame opp med en EDI-leverandør som tilbyr de løsningene og tjenestene som passer best for din bedrift – både nå og gjennom en periode med vekst. På denne måten har du én bekymring mindre når du skal ta nye markedsandeler!
Tegn 8. Bedriften din ønsker å bli miljøsertifisert
For å ta del i det pågående grønne skiftet ønsker du å få bedriften din miljøsertifisert på ulike områder. Dette vil samtidig gjøre bedriften din mer attraktiv og konkurransedyktig i et marked hvor fokus på miljø og bærekraft blir stadig viktigere. Et enkelt, men smart, grep å gjøre i denne sammenheng er å ta i bruk EDI for å drastisk kutte bruken av papir for handelsdokumenter du utveksler med dine kunder og leverandører.
Tenk nøye gjennom hva du ønsker for din bedrift i årene som kommer. Ønsker du å ha det beste utgangspunktet for videre konkurranse om kunder, samarbeidspartnere og investorer? Da bør du allerede nå finne en EDI-leverandør som kan tilby din bedrift den beste EDI-tjenesten!
